Mỗi một doanh nghiệp khi bắt đầu đi hoạt vào đầu, điều quan tâm lớn nhất đó là tính đảm bảo trong khâu vận hành. Tuy nhiên, việc sự ra vào liên tục của nhân sự và thiếu xót trong kế hoạch cùng với các không thực hiện không rõ ràng dẫn đến xảy ra các rủi ro không đáng có.
Vì lẽ đó, sự ra đời của 2 phương pháp quản trị MBO và MBP đã giải quyết được phần nào cho các doanh nghiệp. Thế nhưng, thời gian trôi qua, sự biến đổi kinh tế toàn cầu, mọi sự luôn thay đổi nó cũng dẫn đến 2 phương pháp quản lý này có chút xảy ra rắc rối và gặp vấn đề đối với các nhà quản trị.
Hiểu rõ về 2 mô hình trên như thế nào?
1. Quản trị theo mục tiêu/quản lí theo mục tiêu trong tiếng Anh là Management By Objectives, viết tắt là MBO.
Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một hệ thống quản trị liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và sự phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản trị.
Mục đích
Mục đích của MBO là gia tăng kết quả hoạt động của tổ chức bằng việc đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua các mục tiêu của nhân viên trong toàn bộ tổ chức.
MBO khuyến khích việc mở rộng sự tham gia của mọi thành viên công ty vào quá trình xác định mục tiêu làm việc, thay vì chỉ có một số ít lãnh đạo cấp cao làm việc này. Mọi thành viên không chỉ hiểu rõ những mục tiêu, định hướng của tổ chức mà còn nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong quá trình đạt được mục tiêu của tổ chức, có quyền lựa chọn hành động và mục tiêu nên họ có nhiều khả năng để thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình.
Bản chất
Bản chất của MBO là thiết lập mục tiêu, lựa chọn chương trình hành động và ra quyết định có tham gia của các nhà quản trị lẫn nhân viên. Một phần quan trọng của MBO là đo lường và so sánh về hiệu suất thực tế của người lao động với các mục tiêu tiêu chuẩn và từ đó có thể tìm ra nguyên nhân dẫn tới việc không thực hiện được mục tiêu để có giải pháp chỉnh đốn kịp thời.
Quản trị theo mục tiêu tức là quản trị thông qua việc xác định mục tiêu cho từng nhân viên và sau đó hướng hoạt động của người lao động vào việc thực hiện và đạt được các mục tiêu đã được thiết lập.
Quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý độc tài, bắt buộc mọi người phải tuân thủ theo những gì đã được minh định cụ thể, không chấp nhận sự đổi mới hay sáng tạo khi làm việc theo quy trình. Đây là kiểu quản lý “Thi hành trước – Ý kiến sau”. Quy trình trong trường hợp này cần hiểu theo nghĩa rộng, bao gồm tuân thủ cả các nội quy, quy chế làm việc… đã được ban hành trong tổ chức.
Phương pháp quản lý theo quy trình (Management by processes – MBP): Quy trình là luật pháp của một tổ chức. Làm việc không đúng quy trình là phá hoại tổ chức. Do đó, quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý chú trọng đến trình tự, thứ tự, cách thức thực hiện một công việc hay nhiệm vụ cụ thể của công nhân, chuyên gia hay một nhà quản lý cấp cao, trong một tổ chức hoặc một hệ thống.
Các bước thực hiện MBO
MBO là một quá trình gồm 5 bước:
– Thiết lập và xem xét mục tiêu của tổ chức
– Thiết lập mục tiêu của từng bộ phận và cá nhân
– Kiểm soát quá trình
– Đánh giá hiệu quả
– Ghi nhận kết quả, thành tích đạt được.
Các “mục tiêu” trong hệ thống MBO được chia làm 3 loại:
– Mục tiêu cho công việc hàng ngày (Routine – Regular): nhằm đảm bảo các công việc hàng ngày duy trì được hoạt động của tổ chức.
– Mục tiêu giải quyết vấn đề (Problem Solving Objectives): đây là những mục tiêu được đề ra để giải quyết những vấn đề khó khăn phát sinh nhằm tránh những trở ngại trong tương lai hoặc tái diễn những hành vi không tốt.
– Mục tiêu đổi mới (Innovative Objectives): thường là mục tiêu dài hạn hay mục tiêu phát triển của tổ chức.
MBO cũng là hệ thống quản trị đầu tiên đặt ra các nguyên tắc khi xây dựng mục tiêu – nguyên tắc SMART (Specific – cụ thể; Measurable – đo lường được; Achievable – có khả năng đạt được; Realistics – thực tế; Timebound – có thời hạn).
Lợi ích và hạn chế của MBO
Lợi ích của MBO
Lợi ích lớn nhất của quản trị theo mục tiêu là tạo ra động lực lao động. Ứng dụng MBO có thể tác động tích cực tới động lực lao động trên các khía cạnh sau:
– Khi nhân viên ngồi lại với nhà quản trị để xác lập các mục tiêu, họ phải cảm nhận được họ là một phần của tổ chức, hiểu được mục tiêu chung của công ty, phát triển mối quan hệ gắn kết giữa mục tiêu công việc của nhân viên và mục tiêu công việc của cấp trên.
– Tạo ra được một cơ chế thông tin liên lạc tốt hơn trong nội bộ doanh nghiệp. Có được một hệ thống điều phối – đánh giá thường xuyên, có sự tương tác giữa cấp trên và cấp dưới
– Cho phép cán bộ cũng như lãnh đạo tổ chức đánh giá chất lượng công việc của nhân viên dựa trên những nhiệm vụ/mục tiêu được giao
– Đánh giá chất lượng công việc của nhân viên dựa trên những nhiệm vụ/mục tiêu được giao và phát hiện ra ngay các nguyên nhân dẫn tới sự chênh lệch giữa kết quả thực tế và kết quả kì vọng
– Hỗ trợ việc xây dựng bản mô tả công việc thống nhất ở từng cấp quản lí đồng thời giúp chuẩn hóa một số qui trình và kĩ năng.
Hạn chế của MBO
– Sự thay đổi của môi trường có thể dẫn tới mục tiêu đã được thiết lập không phù hợp và cần phải liên tục thay đổi
– Tốn thời gian do việc xác định mục tiêu phải đạt trên cơ sở đồng thuận ở từng cấp độ quản trị
– Gặp khó khăn khi xác định mục tiêu và yêu cầu cho những công việc hay vị trí công việc cao cấp, những công việc khó định lượng hiệu quả như tư vấn, tham mưu,…
– Những hạn chế vì tính cứng nhắc của tổ chức do ngần ngại hay thay đổi mục tiêu.
Vì vậy, khi tổ chức áp dụng mô hình MBO cần phải tính đến những hạn chế trên để có những giải pháp và kế hoạch phù hợp.
(Theo Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế quốc dân)
2. Quản trị theo quá trình (Management by process – MBP) là gì?
Quản trị theo quá trình (tiếng Anh: Management by process, viết tắt: MBP) là phương pháp quản lí dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình.
Định nghĩa
Quản trị theo quá trình trong tiếng Anh là Management by process. Quản trị theo quá trình là phương pháp quản lí dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình.
Thuật ngữ liên quan
Quản trị theo mục tiêu (Management By Objectives, viết tắt: MBO) là một hệ thống quản trị liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và sự phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản trị.
Lợi ích của quản trị theo quá trình
– Kiểm soát liên tục dòng chảy của công việc, các hoạt động trong doanh nghiệp.
– Phát hiện và khắc phục nhanh chóng sai hỏng do thông tin được truyền tải nhanh giữa các bộ phận, trưởng mỗi bộ phận không chỉ chịu trách nhiệm về công việc của bộ phận mình mà còn liên đới chịu trách nhiệm về công việc của bộ phận phía sau mình. Quản trị theo chức năng thì trưởng bộ phận nào biết công việc của bộ phận đó.
– Tạo điều kiện cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp tham gia cải tiến chất lượng.
Chẳng hạn nếu đại diện bộ phận mua nguyên liệu và bộ phận sản xuất được tham gia ngay từ công đoạn thiết kế thì đảm bảo nguyên liệu sẽ được mua đúng yêu cầu thiết kế và yêu cầu sản xuất.
– Các qui trình xử lí công việc tạo điều kiện để áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản trị doanh nghiệp
– Xây dựng các tài liệu phục vụ cho doanh nghiệp một cách hệ thống, thống nhất.
– Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua việc xây dựng lưu đồ qui trình, xác định các điểm kiểm soát…
Mối quan hệ giữa MBP và MBO
Quản trị doanh nghiệp nói chung thường chia làm hai cách quản trị doanh nghiệp theo quá trình (Management by process – MBP) và quản trị doanh nghiệp theo mục tiêu (Management by objectives – MBO).
Doanh nghiệp thường lựa chọn một trong hai cách hoặc kết hợp cả hai.
| Tiêu chí so sánh | MBO | MBP |
|---|---|---|
| 1. Kết quả công việc | – Đảm bảo mục tiêu đề ra – Hiêu quả – Làm đúng việc |
– Kiểm soát được công việc chi tiết, nhưng chưa chắc đã đảm bảo mục tiêu – Hiệu năng – Làm việc đúng |
| 2. Người sử dụng | Thường là quản lí cấp cao và cấp trung | Thường là quản lí cấp trung và cấp thấp |
| 3. Ưu điểm | Thuận lợi cho công việc khó kiểm soát hoặc đo lường | Thuận lợi cho công việc khó xác định mục tiêu. |
(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quán trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)
